Un’officina meccanica e centro ricambi con 5-15 addetti riceveva ogni giorno tra 50 e 150 richieste su disponibilità ricambi, preventivi, appuntamenti officina e aggiornamenti sullo stato delle lavorazioni.

Le richieste arrivavano da telefono, WhatsApp, email e banco vendita, spesso senza le informazioni essenziali — targa, telaio, modello, foto del pezzo o descrizione del problema — costringendo il team a ricontattare il cliente per raccogliere i dati mancanti prima di poter preparare un preventivo.

Virtual Contact ha trasformato questo processo: il chatbot raccoglie automaticamente tutte le informazioni necessarie al primo contatto, apre un ticket completo e lo assegna al reparto corretto — ricambi, officina o amministrazione — senza intervento manuale.

Il team riceve richieste già qualificate e può concentrarsi sulla risposta operativa e sulla chiusura commerciale, riducendo i passaggi manuali e aumentando la velocità di risposta al cliente.

“Con Virtual Contact le richieste arrivano già complete e assegnate al reparto giusto: questo ci permette di rispondere più velocemente e con meno errori.”
— Responsabile Ricambi / Responsabile Officina