Un centro di diagnostica privata con più reparti e 2-5 operatori di reception gestiva ogni giorno tra 80 e 200 ichieste — tra telefonate, email, messaggi WhatsApp e form web — relative a prenotazioni, preparazione esami, orari, documenti, ritiro referti e costi delle prestazioni.
La reception era sovraccarica di domande ripetitive che non richiedevano valutazione clinica ma assorbivano tempo prezioso, riducendo la qualità del servizio sui casi a maggiore complessità.
Virtual Contact ha consentito di centralizzare tutti i canali di comunicazione in un’unica piattaforma, configurare un chatbot per le FAQ sanitarie non cliniche e attivare un sistema di routing che instrada automaticamente le richieste verso reception, amministrazione, referti o il reparto specifico.
Il sistema gestisce anche la ricezione delle ricette mediche e dei certificati tramite WhatsApp, con acquisizione sicura e tracciabile del documento.
Il risultato è un servizio più accessibile, più ordinato e più efficiente, con maggiore tempo a disposizione del personale per i casi che richiedono assistenza diretta.
“Virtual Contact ci aiuta a ridurre il sovraccarico della reception e a dare ai pazienti risposte più rapide e ordinate.”
— Responsabile Reception / Direzione Operativa
